Baja productividad y pérdidas para tu empresa: 5 causas y soluciones.

¿Qué tienen que ver la productividad y pérdidas para tu empresa? ¡Descúbrelo en nuestro artículo!

Para que una empresa sea exitosa, es necesario el trabajo en equipo y la colaboración de todo el personal. ¿Cómo saber si los que afectan la productividad de tus empleados son ellos mismos?

Presentamos nuestro top 5 de  hábitos y conductas que resultan en baja productividad y pérdidas para tu empresa.

1. Administración de recursos y suministros.

Toda empresa necesita una variedad amplia de recursos para funcionar. Si estos no se administran bien, pueden crear una baja de productividad y pérdidas para tu empresa.

Es importante crear un ambiente productivo, con las herramientas necesarias para trabajar.

Un buen ejemplo son los artículos de limpieza, que resultan necesarios para mantener un espacio higiénico y práctico. Sin una forma estandarizada de la rutina de limpieza, se corre el riesgo de elevar el presupuesto necesario para adquirir productos y herramientas periódicamente.

La solución:

Implementa una estandarización detallada de procesos y requerimientos. Así mantendrás tu empresa trabajando a su óptima capacidad.

Asegúrate de que los responsables de cada tarea estén al tanto de ellos, asesorando periódicamente para asegurarte de que se sigan las instrucciones.

2. El multitasking crea baja productividad y pérdidas para tu empresa.

A pesar de lo que podría creerse, el ocuparse de múltiples tareas a la vez puede resultar perjudicial para la productividad. Al concentrarse en varias cosas al mismo tiempo, se reduce la capacidad de atención al detalle.

Esto tiene como resultado una pérdida en la calidad del trabajo, y un aumento en el tiempo dedicado a correcciones. Además, el dedicarse a más de una actividad propicia distracciones.

De acuerdo a un estudio de la universidad de Stanford, puede afectar negativamente a las habilidades cognitivas. Esto tiene como resultado dificultades con la productividad y pérdidas para tu empresa.

La solución:

Enfatiza lo importante que es el terminar una tarea para buenos resultados. Define lo que caracteriza un trabajo de calidad: dedicación, atención al detalle, etcétera.

En un ambiente laboral, es importante concederle a tus empleados momentos para descansar. De este modo, pueden realizar tareas con la mayor productividad posible.

3. Retardos y permisos excesivos

En lo que respecta al día a día, en ocasiones es imposible evitar un retraso, ya sea por problemas personales o de desplazamiento. Sin embargo, existe la posibilidad de que tengas a uno o más empleados que constantemente llegan tarde o piden permisos.

Este tipo de hábitos traen a la larga desventajas como resentimientos entre compañeros de trabajo, pérdida de respeto al reglamento y disciplina, disminución de la productividad y pérdidas para tu empresa.

Como ves, un empleado que no tiene respeto por las normas y horarios de tu negocio no solamente trae problemas para él o ella, sino que afecta a la dinámica de todo el personal.

La solución:

Establecer reglas claras y sanciones firmes para los empleados. Implementa un método de control para eventualidades correspondientes a asistencia y puntualidad. Puede tratarse de un lector de tarjetas, un checador manual o firmas en una hoja designada.

Comunícate con tus empleados para descubrir la causa de su impuntualidad. En ocasiones, esta simple medida puede ser de mucha ayuda para evitar mermas en la productividad y pérdidas para tu empresa.

4. Errores administrativos

Cosas como la falta de organización y comunicación en el nivel administrativo, el descuido en el área de finanzas, o la incapacidad de controlar al personal tienen un impacto importante en el rendimiento.

Por ejemplo, una reducción en la productividad y pérdidas para tu empresa. Una estructura administrativa funcional puede aumentar los niveles de productividad y así lograr mayores resultados.

¿Has actualizado los perfiles necesarios para la contratación de una planilla de personal completa? Cada empresa crece a su propio ritmo, y con el tiempo, sus prioridades cambian. Con ella, debe cambiar también la parte relacionada a contrataciones.

Si el perfil del puesto no se actualiza conforme a las necesidades de la empresa, lo más probable es que se contrate a una persona que no tenga la capacidad de lidiar con todas las obligaciones de su puesto.

La solución:

Reúne a tu personal y hazles preguntas sobre dificultades que han experimentado relacionadas al área administrativa. Identifica cuáles son los problemas que necesitas resolver y si son responsabilidad del área administrativa o están relacionadas a las habilidades y perfil del personal.

Tener un organigrama claro también es importante.  Así, cada nivel puede saber a quién reportar sus dudas o inquietudes y evitar fallas en la productividad y pérdidas para tu empresa.

5. Falta de confidencialidad

La información de tu empresa es uno de tus activos más importantes.

Ya sea que se trate de una metodología, un proyecto, o incluso una contraseña o acceso pueden ser la diferencia entre el éxito y grandes pérdidas. Olvidar apagar el equipo de trabajo o dejar a la vista documentos oficiales  puede resultar en una fuga de información.

Otra conducta que podría resultar en una pérdida masiva de información es la navegación en Internet. En caso de un error o virus, la información de uno o múltiples equipos resulta comprometida. La más preocupante es la documentación en formato digital sin respaldo. Como resultado, pueden producirse disminución de la productividad y pérdidas para tu empresa.

La solución:

Capacitar al personal para prevenir errores en la confidencialidad es crucial. Si tus empleados tienen problemas memorizando accesos y contraseñas, es importante resguardar sus accesos escritos en un lugar poco visible. De este modo, nadie además de la persona responsable puede acceder a la información. T

Realiza cambios de contraseña/acceso periódicamente. Capacita al personal en la organización y manejo de información confidencial.

Una sugerencia más: implementa un protocolo periódico de respaldo de la información a una locación segura como un servidor privado.

Así, puedes prevenir bajas en la productividad y pérdidas para la empresa.

.En resumen:

Es importante realizar un análisis del funcionamiento de tu negocio para detectar los motivos por los que decae la productividad. Algunos ejemplos pueden ser:

1. Mala administración de recursos y suministros: ¿Cómo se están utilizando los recursos de tu empresa? ¿Qué tan efectivos son si los analizas a nivel costo-beneficio?
2. Multitasking: ¿Tus empleados cumplen con lo que esperas de ellos en tiempo y forma, o intentan hacer un poco de todo a la vez?
3. Constantes retardos y permisos excesivos: ¿Cuál es tu tasa de ausentismo y retardos? ¿Cuál es su relación con la productividad y pérdidas para tu empresa?
4. Fallas en el área administrativa: ¿La comunicación entre los niveles de tu organigrama fluye como es debido? ¿Qué está haciendo tu personal administrativo por tu negocio?
5. Problemas de confidencialidad: ¿Cómo se maneja la información de tu empresa? ¿Qué tan sencillo sería para una persona externa acceder a los datos de tus procesos, proyectos o clientes?

Esperamos que estas sugerencias puedan ayudarte a hacer una evaluación del rendimiento de tu empresa y solucionar algunas de estas problemáticas de manera efectiva.